ORGANISATION DE CONGRÈS
L’organisation d’un congrès ou d’une conférence est un défi qui demande rigueur et créativité. Que vous réunissez des professionnels d’un même secteur ou que vous hébergez un événement d’entreprise, une préparation minutieuse est nécessaire. Rêvez d’ailleurs vous donne quelques idées pour orchestrer un congrès qui marquera les esprits de vos participants.
Nos lieux pour votre convention ou votre assemblée générale 
Qu’est-ce qu’un congrès ?
Il s’agit d’une rencontre formelle organisée autour d’un thème précis. Un congrès réunit un groupe de personnes partageant les mêmes intérêts : professionnels d’un même secteur, d’une entreprise, d’une communauté particulière…L’objectif est de favoriser le partage de connaissances, stimuler la collaboration et renforcer le réseau professionnel.
Un congrès ou un séminaire d’entreprise sont donc d’excellentes occasions pour les participants d’apprendre, discuter et débattre sur des sujets spécifiques à leur domaine.
Nos autres évènements professionnels
SÉMINAIRE DE DIRECTION
Lancement de produit
Showroom
Conférence de presse
La préparation préliminaire
Définir un cahier des charges
Le point de départ de toute organisation de congrès est un cahier des charges bien défini. Il permet de donner une ligne directrice à votre événement et sert de référence tout au long du processus. Le cahier des charges doit inclure les objectifs du congrès, le public visé, le thème, ainsi que les contraintes techniques et logistiques.
Élaborer un budget
Il faut établir un budget prévisionnel en tenant compte des différentes dépenses prévues : location du lieu de séminaire, frais liés à la restauration, aux intervenants, à la communication… Cette étape vous permettra de gérer efficacement vos ressources et d’éviter toute mauvaise surprise.
Établir un programme
Le programme doit être pensé en fonction des attentes de vos participants et des objectifs fixés dans votre cahier des charges. Il faut donc réfléchir aux grandes thématiques du congrès, aux différents formats (conférences plénières, ateliers interactifs…), à la durée et au rythme idéal pour chaque session.
Gastronomie et cadre
Choisir le lieu
Chez Rêvez d’ailleurs, on est conscients que le cadre de votre congrès joue un rôle central dans son succès. Pour cela, nous vous proposons une variété de lieux atypiques : lofts, rooftops, lieux privés… Ou encore des maisons de maître et châteaux pour transformer votre congrès en séminaire résidentiel et offrir une expérience exceptionnelle à vos participants.
Sélectionner le menu
Un congrès peut parfois être épuisant pour les participants. C’est pourquoi il est essentiel de prévoir des temps de pause. Les pause-café ou repas sont des moments privilégiés pour permettre aux congressistes de se détendre, de discuter et d’échanger dans un cadre plus convivial.
Pour le choix des menus, faites confiance à nos traiteurs partenaires et régalez vos participants ! Nous sommes aussi capables de gérer les contraintes et restrictions alimentaires de vos invités.
Coordination avec les acteurs du congrès
Le choix des conférenciers
Qui dit congrès dit conférences, et qui dit conférences dit conférenciers. Ces derniers doivent être choisis avec soin, en fonction du thème de votre congrès et du message que vous souhaitez véhiculer.
Des experts reconnus dans leur domaine, des personnages inspirants ou des personnalités influentes donneront une dimension enrichissante à votre événement.
Gérer les inscriptions
Une bonne gestion des inscriptions est un gage de sérieux et d’efficacité aux yeux des participants. Mettez donc en place un système d’inscription simple, rapide et sécurisé. Pensez également à envoyer une confirmation dès que l’inscription est validée, cela rassurera vos futurs congressistes.
Fournir les supports aux intervenants
Une bonne communication avec vos participants avant l’événement permet d’anticiper leurs besoins spécifiques. Veillez à ce que chaque intervenant dispose de tous les supports nécessaires pour sa présentation (microphone, vidéoprojecteur, pointeur laser…). Pour une expérience sans stress, Rêvez d’ailleurs se charge de tous ces détails !
L’interaction avec les participants
Un congrès n’est pas seulement une occasion d’écouter, mais aussi de participer. Prévoir des sessions de questions-réponses après chaque intervention offre aux participants la possibilité d’interagir avec les conférenciers et d’enrichir le débat. Ces moments d’échange favorisent l’engagement des participants et ajoutent une dimension interactive à votre événement.
Pour réussir votre congrès, Rêvez d’ailleurs se tient à vos côtés à chaque étape du processus. N’hésitez plus et faisons équipe ensemble !
Découvrez nos services 
RÊVEZ D’AILLEURS ce sont aussi des compétences et un réseau fort de partenaires de qualité, prestataires de confiance avec lesquels nous avons l’habitude de travailler.
